Heute ist der Stichtag: Die umfassend aktualisierte IT-Sicherheitsrichtlinie der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) muss in allen medizinischen Praxen umgesetzt sein. Angesichts der stetig wachsenden Cyberbedrohungen ist IT-Sicherheit kein optionales Extra mehr, sondern eine zentrale Säule für den Schutz sensibler Patientendaten und den reibungslosen Praxisbetrieb. Die Neuerungen konkretisieren die bestehenden Pflichten aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und machen sie für den Praxisalltag greifbar und prüfbar.

Neuer Fokus: Der Mensch als erste Verteidigungslinie

Die bedeutendste Neuerung der Richtlinie ist die verpflichtende Etablierung einer „Human Firewall”. Damit wird anerkannt, dass die bestmögliche Technik allein nicht ausreicht. Ihre Mitarbeitenden sind der entscheidende Faktor für die IT-Sicherheit.

Das bedeutet konkret:

• Verpflichtende und dokumentierte Schulungen: Alle Mitarbeitenden müssen mindestens einmal jährlich nachweislich geschult werden. Inhalte umfassen das Erkennen von Phishing-Mails, den Umgang mit verdächtigen Anhängen, die Bedeutung sicherer Passwörter und das richtige Verhalten bei einem Sicherheitsvorfall. Nutzen Sie die MEDI Südwest QM-Schulungstage.
• Systematisches Onboarding: Neue Teammitglieder müssen sofort bei Eintritt in die Praxis eine IT-Sicherheitsschulung erhalten. Zugriffsrechte sind schrittweise und nur nach Bedarf zu vergeben.
• Klare Zuständigkeiten: Es muss klar definiert sein, wer im Ernstfall zu informieren ist und welche Schritte zu unternehmen sind, um schnell und koordiniert reagieren zu können.

Verschärfte technische und organisatorische Pflichten

Neben dem Fokus auf das Personal wurden auch die technischen und organisatorischen Anforderungen präzisiert. Bewährte Grundlagen wie eine aktive Firewall, aktueller Virenschutz und eine Netzplan-Dokumentation bleiben bestehen, werden aber durch folgende Kernpflichten ergänzt:

Lückenloses Patch-Management

Sicherheitsupdates sind keine Empfehlung, sondern eine Pflicht. Sie müssen für alle Systeme – vom Praxisverwaltungssystem (PVS) über Router bis zu jedem einzelnen Endgerät – zeitnah installiert werden. Geräte, für die der Hersteller keine Updates mehr bereitstellt, müssen ausgemustert oder sicher vom Netzwerk isoliert werden.

Sichere E-Mail-Kommunikation

Da E-Mails das Haupteinfallstor für Angriffe sind, gelten hier besonders strenge Regeln. Dazu gehören die Deaktivierung aktiver Inhalte wie JavaScript, eine durchgehende TLS-Verschlüsselung und das automatische Scannen von Anhängen.

Robuste Datensicherung und Zugriffskontrolle

• Backups als Lebensversicherung: Die Richtlinie fordert eine systematische Backup-Strategie nach der 3-2-1-Regel (drei Kopien auf zwei unterschiedlichen Medien, davon eine extern). Entscheidend ist die neue Pflicht, die Wiederherstellbarkeit der Daten vierteljährlich zu testen und zu dokumentieren. Ein Backup, dessen Funktionieren nicht bewiesen ist, bietet keine Sicherheit.
• Prinzip der geringsten Rechte: Der Zugriff auf Daten und Systeme muss strikt auf das Notwendigste beschränkt werden. Das erfordert individuelle Benutzerkonten anstelle von Sammel-Logins und rollenbasierte Berechtigungen, die regelmäßig überprüft werden.

Systematische Personalprozesse

Der Ein- und Austritt von Mitarbeitenden muss einem dokumentierten Prozess folgen. Bei einem Austritt sind alle Zugänge umgehend zu sperren und Passwörter von geteilten Konten zu ändern.

Konsequenzen bei Nichtbeachtung

Die Einhaltung der Richtlinie ist nicht optional. Verstöße können gravierende Folgen haben, von empfindlichen DSGVO-Bußgeldern und möglichen Honorarkürzungen durch die KV bis hin zu existenzbedrohenden Betriebsausfällen durch Ransomware und einem nachhaltigen Vertrauensverlust bei Ihren Patientinnen und Patienten.

Die Umsetzung dieser umfassenden Anforderungen kann eine Herausforderung sein. Wenn Sie Fragen haben oder unsicher sind, ob Ihre Praxis alle Kriterien erfüllt, zögern Sie nicht, uns bei MEDI Südwest zu kontaktieren. Wir unterstützen Sie gerne und bieten Ihnen die Möglichkeit, ein professionelles Datenschutzaudit zu buchen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Nutzen Sie den heutigen Stichtag als Anlass, Ihre IT-Sicherheitsmaßnahmen zu überprüfen und die neuen Anforderungen konsequent umzusetzen. Es ist eine Investition in die Zukunft und Sicherheit Ihrer Praxis.

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