Worum geht es?
Zum 01.07.2025 tritt die verpflichtende elektronische Meldung von Kassensystemen an die Finanzverwaltung in Kraft. Diese betrifft nicht nur klassische Barkassen, sondern auch elektronische Praxisverwaltungssysteme (PVS) mit integriertem Kassenmodul – auch dann, wenn Barzahlungen nur selten erfolgen.
Warum betrifft das Arztpraxen?
Viele Arztpraxen nutzen eine PVS mit integriertem Kassenmodul – z. B. zur Abrechnung von IGeL-Leistungen, Attesten oder Rezeptgebühren. Solche Systeme gelten steuerlich als „elektronisches Aufzeichnungssystem“ (eAS) und unterliegen daher der Meldepflicht. Selbst wenn das Kassenmodul nicht aktiv genutzt wird, reicht bereits die technische Möglichkeit für eine Meldepflicht.
Was ist zu tun?
Prüfen Sie Ihre PVS auf ein aktives oder aktivierbares Kassenmodul. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob das System meldepflichtig ist und ob eine TSE angebunden ist. Bereiten Sie die Meldung über ELSTER vor oder prüfen Sie, ob eine automatische Übermittlung möglich ist. Meldung aller eAS bis spätestens 31.07.2025 durchführen (für vor dem 01.07. angeschaffte Systeme). Verfahrensdokumentation ergänzen und Sendeprotokolle aufbewahren.
Übersicht gängiger Praxisverwaltungssysteme (PVS)
Tabelle
Gilt die Meldepflicht auch für meine Praxis?
Ganz klar: Das hängt vom Einzelfall ab. Jede Praxis muss individuell prüfen, ob sie von der Regelung betroffen ist. Die Systeme, die in den Praxen eingesetzt werden, sind oft sehr unterschiedlich konfiguriert. Daher gilt:
Diese Information ist eine Orientierungshilfe von MEDI. Eine verbindliche Einschätzung zur Meldepflicht kann nur für jede Praxis individuell getroffen werden.
Praxis-Tipp von MEDI:
Erstellen Sie eine interne Übersicht Ihrer eingesetzten Softwaremodule und lassen Sie sich vom Anbieter schriftlich bestätigen, ob eine Meldepflicht vorliegt. Ergänzen Sie Ihre Verfahrensdokumentation um den Ablauf der Kassenmeldung.
Diese Muster-Anfrage können Sie an Ihren Softwarehersteller oder PVS Betreuer senden und die Antwort dann an den Steuerberater weiterleiten und zu Ihren Unterlagen nehmen.
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir bitten Sie um eine verbindliche Auskunft zur aktuellen gesetzlichen Vorgabe nach § 146a AO bezüglich der Meldepflicht elektronischer Aufzeichnungssysteme an die Finanzverwaltung.
Konkret möchten wir wissen, ob unser in der Praxis eingesetztes System – mit den bei uns aktivierten Modulen – als „elektronisches Aufzeichnungssystem“ im Sinne der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gilt und somit meldepflichtig ist.
Bitte beantworten Sie dazu folgende Punkte:
1. Verfügt unser System in der Konfiguration in unserer Praxis über ein aktives oder aktivierbares Kassenmodul?
2. Wird bzw. kann ein Kassenbuch geführt oder eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) eingesetzt werden?
3. Ist unser System (in der konkret eingesetzten Form) meldepflichtig nach § 146a AO?
4. Falls ja: Unterstützen Sie die elektronische Übermittlung an ELSTER (z. B. über XML-Export oder ERiC-Schnittstelle)?
Wir bitten um eine schriftliche Bestätigung, die wir zu unseren steuerlichen Unterlagen nehmen können.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen
[Name der Praxis]
[Ansprechpartner/in]
[Adresse / ggf. Betriebsstätten-Nr.]
[Telefonnummer / E-Mail]